Tại Sao File Excel Nặng / TOP 7 # Xem Nhiều Nhất & Mới Nhất 3/2023 # Top View

Có nhiều nguyên nhân khiến kích thước file Excel quá nặng, có thể là do file Excel có chứa hình ảnh có độ phân giải cao, có nhiều công thức phức tạp, … . Điều này khiến cho việc mở file Excel chậm.

1. Sửa lỗi file Excel quá nặng

Cách 1: Xóa định dạng file Excel

Trong khi tạo file bảng tính Excel, chúng ta áp dụng nhiều định dạng khác nhau, đây cũng là nguyên nhân gây ra lỗi file Excel quá nặng dẫn đến việc mở file chậm hơn, mất nhiều thời gian hơn. Giải pháp là xóa các định dạng để giảm kích thước file Excel.

Nếu chỉ thấy group Adjust, nút Compress Pictures có thể xuất hiện mà không có tên.

Để giảm kích thước hình ảnh cụ thể và giữ nguyên các ảnh khác trong file Excel, đánh tích chọn hộp Apply only to this picture.

Nếu bỏ tích chọn hộp Apply only to this picture, nó sẽ ghi đè các sửa đổi trước đó mà bạn đã thực hiện với các hình ảnh khác trong file Excel.

Cách 4: Xóa các công thức không cần thiết

Các công thức phức tạp có thể ảnh hưởng đến kích thước file Excel, giải pháp là xóa các công thức không cần thiết khỏi bảng tính Excel để giảm kích thước và sửa lỗi file Excel quá nặng.

Tiếp theo chọn tất cả các ô có chứa công thức.

Lúc này tất cả các ô chứa công thức sẽ được chuyể đổi thành giá trị.

– Bỏ qua sử dụng các hàm không ổn định, chẳng hạn như TODAY, NOW, INDIRECT, RAND, RANDBETWEEN, CELL, OFFSET, INFO.

– Thay thế các hàm IF lồng nhau bằng các hàm bất kỳ, bao gồm: REPT, INDEX & MATCH, SUMIF hoặc hàm logic Boolean.

Bước 1: Đầu tiên kích chuột phải vào file Excel mà bạn muốn nén.

Bước 1: Đầu tiên chọn tất cả các hàng thừa trên file Excel của bạn.Bước 2: Nhấn Ctrl + ‘-‘ để xóa các hàng.

Lặp lại các bước tương tự trên các bảng tính khác cũng như trên các cột. Cuối cùng lưu file Excel và kiểm tra xem kích thước file đã giảm hay chưa.

Cách 8: Giảm định dạng Condition Formatting trên file Excel

Để làm được điều này, chọn toàn bộ file Excel bằng cách nhấn Ctrl + A.

Phương pháp này khác với phương thức nén ZIP.

Bước 1: Để nén file Excel, đầu tiên tìm file Excel của bạn bằng Windows Explorer, sua đó kích chuột phải vào file.Bước 2: Chọn Properties từ menu, sau đó chọn Advanced Button.Bước 3: Cuối cùng, đánh tích chọn Compress contents to save disk space.

Cách 10: Giảm kích thước Pivot Tables

Có 3 tùy chọn để giảm kích thước Pivot Tables:

– Tùy chọn 1: đôi khi Pivot Tables được tạo để kiểm tra dữ liệu hoặc xem tổng quan. Nếu không cần Pivot Tables trong file Excel của bạn, xóa Pivot Table không còn sử dụng nữa.– Tùy chọn 2: Thay vì tạo một số Pivot Tables có cùng mã nguồn, bạn có thể sao chép và sử dụng vào vị trí cần thiết.– Tùy chọn 3: Tránh lưu dữ liệu nguồn Pivot Tablecùng file. Để làm được điều này, kích chuột phải vào Pivot Table sau đó truy cập tùy chọn Pivot Table Options. Từ tab Data, bỏ tích chọn tùy chọn Save source data with file.

Cách 11: Kiểm tra và xóa các ô ẩn không cần thiết

Các ô ẩn cũng có thể là thủ phạm khiến file Excel quá nặng. Nếu phát hiện file Excel của bạn chứa các thành phần không mong muốn, cần bỏ ẩn các hàng và các cột trên file bảng tính Excel, sau đó xóa các ô này đi.

https://thuthuat.taimienphi.vn/file-excel-qua-nang-34251n.aspx

Định dạng không có kiểm soát

Việc định dạng không có kiểm soát, định dạng bừa bãi là một trong những nguyên nhân thường gặp gây ra tình trạng file bị nặng. Có thể kể tới 1 số lỗi định dạng hay gặp phải như

1. Bỏ đường Gridlines bằng tô màu nền trắng

Gridlines là đường kẻ mờ phân chia các ô trong 1 sheet. Trong một số trường hợp muốn loại bỏ đường kẻ mờ này, chúng ta lại thường làm cách tô màu nên là màu trắng. Đặc biệt hơn khi chúng ta lại chọn toàn bộ các ô trong Sheet và tô màu như thế này:

Bước 1: chọn tất cả các ô trong sheet bằng việc bấm vào đoạn giao nhau giữa tên cột, tên dòng

Bước 2: bấm chọn tô màu nền và chọn màu trắng.

Có 1 cách đơn giản hơn nhiều và không hề tốn công, đó là việc tắt việc hiển thị Gridlines trong thẻ View

3. Thiết lập Data Validation, Conditional Formatting không có giới hạn

Do đó chúng ta cần tuân thủ nguyên tắc: Dùng tới đâu thiết lập đến đó. Hoặc xác định 1 mốc giới hạn từ trước và chỉ thiết lập tạm thời tới đó.

Ví dụ chúng ta muốn thiết lập Data Validation cho vùng dữ liệu cột Tên mặt hàng, nhưng thay vì thiết lập cho cả cột thì chúng ta chỉ giới hạn từ dòng 2 tới dòng 1000. Dự kiến bảng dữ liệu sẽ có khoảng 1000 dòng. Khi nào gần đến giới hạn này thì chúng ta mới thiết lập mở rộng hơn. Như vậy kiểm soát dung lượng file sẽ tốt hơn.

Cách thiết lập chỉ nhập dữ liệu dạng ngày tháng trong ô trên Excel Cách giới hạn loại dữ liệu nhập vào ô trong Excel

Lưu dưới định dạng file .xls

Đuôi file .xls là dạng đuôi file dành cho phiên bản Excel 97-2003. Đây là phiên bản đã lỗi thời, khả năng nén dữ liệu thấp. Do đó khi lưu ở định dạng này thì có thể làm tăng dung lượng file. Ngoài ra còn ảnh hưởng tới 1 số tính năng, hàm không dùng được ở các phiên bản đời cũ. Do đó khi lưu file chúng ta cần chú ý tới đuôi file, định dạng file.

Thông thường lưu ở 2 dạng sau:

File không chứa macro: dạng file .xlsx

File có chứa macro: dạng file .xlsm hoặc .xlsb

Quá nhiều công thức động

Việc tính toán nhanh hay chậm trong Excel phụ thuộc vào 2 yếu tố:

Số lượng công thức

Độ phức tạp của công thức

Vì vậy càng nhiều ô chứa công thức thì cũng khiến file nặng hơn, tính toán nhiều hơn. Khi ở chế độ tính toán tự động (Calculator Automatic) thì mỗi khi có bất kỳ thay đổi nào, toàn bộ công thức sẽ được tính toán lại để cập nhật. Do đó để có thể giúp file nhẹ và tính nhanh, chúng ta cần phải hết sức chú ý khi bố cục các bảng dữ liệu, làm sao hạn chế tối đa số ô chứa công thức. Ngoài ra còn phải phát triển thuật toán để làm sao công thức đơn giản nhất, dễ tính toán nhất, tránh lòng vòng, phức tạp hóa vấn đề.

Một số quy tắc cần nhớ khi tổ chức dữ liệu:

Bảng dữ liệu (database – nơi tập hợp dữ liệu nhập vào) hạn chế tối đa số công thức. Bởi cấu trúc bảng dữ liệu thường lớn, có nhiều dòng, nhiều cột. Do đó nên thiết kế sao cho thuần túy là dữ liệu, tránh sử dụng công thức trong bảng này.

Tránh sử dụng công thức mảng. Các công thức mảng khiến việc tính toán chậm hơn so với dạng thường. Do đó hạn chế việc dùng công thức mảng. Trong trường hợp báo cáo có nhiều điều kiện thì có thể sử dụng hàm Sumifs, Countifs thay cho hàm Sumproduct, công thức mảng.

Trường hợp buộc phải dùng nhiều công thức hoặc file thực sự phức tạp, bạn có thể thiết lập chế độ tính toán là manual khi nhập dữ liệu. Khi lập báo cáo thì mới cho phép tính toán với phím F9

Sử dụng quá nhiều Name thừa, Name lỗi, Liên kết tới bên ngoài file

Việc sử dụng Name Range cũng cần chú ý. Name Range thường được dùng như 1 giải pháp giúp quản lý dữ liệu tốt hơn, sử dụng nhanh hơn trong công thức. Tuy nhiên nhược điểm của nó là khi copy dữ liệu đã đặt tên thì Excel sẽ cho phép mang cả tên đó theo. Như vậy rất dễ xảy ra việc có những Name tham chiếu tới file khác, name rác không mong muốn.

Cách khắc phục:

Kiểm tra trong hộp thoại Name Manager và lọc những Name lỗi, Name tham chiếu tới workbook khác để xử lý (hộp thoại Name Manager trong thẻ Formulas)

Kiểm soát các Name động, Name chứa công thức. Hạn chế việc sử dụng các Name này khi có thể.

Khi làm việc trên Excel, chúng ta nên có thói quen kiểm soát các tài nguyên mà Excel cung cấp. Bởi việc sử dụng 1 cách lãng phí, không kiểm soát sẽ gây ra những tác hại khó lường. Excel cũng như những công cụ khác, nó chỉ có ích và hiệu quả khi chúng ta dùng đúng cách, đúng phương pháp, sử dụng tiết kiệm và hiệu quả những gì chúng ta có.

Trong những vấn đề đã nêu ở trên, việc phát triển tư duy logic để viết hàm tốt hơn, hiệu quả hơn là khó nhất. Còn những nội dung khác chỉ cần bạn chú ý trong quá trình làm việc là được.

Bạn thường xuyên phải làm việc với các file PDF nhưng bỗng một ngày không mở được file PDF. Vậy tại sao không mở được file PDF? Để giúp các bạn thuận lợi trong việc sử dụng file PDF. chúng tôi sẽ phân tích nguyên nhân cũng như cách khắc phục lỗi không mở được file PDF cho các bạn. Lỗi File PDF không mở được

1. Nguyên nhân không mở được file PDF

1.1 Chưa cài đặt phần mềm đọc file PDF

Lý do không mở được file là do thiếu WinRAR, hoặc máy của bạn có cài tường lửa (phần mềm diệt virus) mà trong file PDF có chưa virus.

2 phần mềm đọc file PDF

Nếu máy của bạn chưa cài WinRAR thì bạn chọn phiên bản WinRAR cho máy tính rồi cài vào là được.

1.2 Không nhận biết được file PDF

Bước 1: Lưu tệp PDF vào desktop máy tính.

Bước 2: Mở trình đọc PDF của bạn: Adobe Reader hoặc Foxit Reader. Bạn có thể tìm thấy nó trong menu Start.

Bước 3: Kéo file PDF đã lưu ngoài desktop sang phần mềm đọc file PDF. Nếu tập tin hợp lệ, file PDF bạn cần đọc sẽ được mở bình thường.

1.3 File PDF bạn muốn đọc bị lỗi

Một số trường hợp khi mở file PDF lên đã có thông báo lỗi “Rất tiếc, đã xảy ra lỗi”. Để khắc phục lỗi này, bạn lên lại trang tải file PDF và mở lại trên web, xem thử có mở được không. Nếu được hãy mở một trình duyệt mới và thử tải lại một lần nữa với kết nối mạng ổn định. Bởi tốc độ mạng chậm cũng có thể là nguyên nhân gây ra lỗi cho file PDF.

2. Cách sửa chữa và khôi phục file PDF bị hỏng

Để khắc phục các lỗi không mở được file PDF, chúng tôi hướng dẫn các bạn một số cách khắc phục lỗi này.

2.1 Sửa phần mềm đọc PDF Adobe Acrobat Reader

Adobe Acrobat Reader là một trong những phần mềm đọc file PDF phổ biến nhất hiện nay. Nếu bạn đang sử dụng Adobe Acrobat Reader và không mở được văn bản PDF thì các bạn nên thử kiểm tra phiên bản đang sử dụng, bằng cách:

Bước 1: Mở phần mềm Adobe Acrobat Reader

Bước 2: Nhấn chuột trái ở mục Help / Check for Updates trên thanh công cụ để kiểm tra xem bản cài đặt là mới hay cũ. Tại đây, bạn sẽ thấy phiên bản mình đang sử dụng. Nếu đã có phiên bản mới hơn, bạn sẽ nhận được thông báo (gợi ý) để cập nhật.

Sửa lỗi phần mềm đọc PDF – Adobe Acrobat Reader

Bước 3: Nếu phiên bản đang sử dụng là phiên bản mới nhất thì bạn chọn Help / Repair Installation. Nó sẽ tìm và chạy vá lỗi các tệp đang hỏng của bạn.

Nếu các bước trên vẫn không hữu dụng thì bạn nên gỡ bỏ bản Adobe Acrobat Reader hiện tại, sau đó tải và cài đặt lại bản mới nhất để đảm bảo lỗi được khắc phục.

Sử dụng phần mềm Foxit Reader để mở file PDF

Cách cuối cùng, hãy thử với một phần mềm đọc PDF khác như: Foxit Reader hay Expert PDF Reader…

2.2 Sửa chữa hoặc phục hồi file PDF bằng phần mềm

Bước 1: Nhấn tổ hợp phím Windows + I để mở cửa sổ Settings.

Bước 2: Chọn vào Update & Security / Backup.

Bước 3: Sau đó tìm tới vị trí lưu file PDF bị lỗi trên máy tính của mình rồi chuột phải vào đó, chọn Restore previous versions

Đây là cách sử dụng tính năng File History để nhờ Windows khôi phục lại dữ liệu của bạn trước khi bị lỗi.

Sử dụng phần mềm để sửa chữa và phục hồi file PDF

Nếu cách trên không có tác dụng, bạn nên sử dụng một số phần mềm khôi phục file PDF nổi tiếng như Recuva, FileWing hay Active@ UNERASER…hoặc một số công cụ khôi phục dữ liệu PDF online đang khá phổ biến như: PDF aid, Repair PDF, PDF Tools Online… Đây là những công cụ sửa lỗi PDF trực tuyến này chỉ có thể giải quyết được một số lỗi cơ bản, còn với những lỗi lớn, nghiêm trọng thì không chắc có thể sửa được.

2.3 Trích xuất dữ liệu từ file PDF

Trích xuất dữ liệu từ file PDF

Trong một số trường hợp, các bạn thể khôi phục PDF bị lỗi, nhưng vẫn có thể trích xuất dữ liệu, sau đó thử khôi phục dữ liệu này ở một định dạng khác.

Cách 1: Sử dụng công cụ trực tuyến chuyển đổi PDF sang Word Converter do Nitro

Đối với văn bản, bạn có thể sử dụng các chương trình chuyển đổi PDF thành file Word và cho phép lấy văn bản trong đó. Hôm nay, chúng tôi sẽ giới thiệu 2 cách đơn giản để chuyển đổi file PDF sang file Word.

Chuyển đổi trực tiếp file PDF sang Word nhờ Convert

Đối với cách này, tùy thuộc vào file PDF bị hỏng, đôi khi bạn sẽ nhận được những ký tự lạ. Các bước thực hiện chuyển đổi file PDF sang Word như sau:

Bước 1: Truy cập vào trang web: http://pdf2doc.com/

Bước 2: Chọn định dạng để chuyển đổi file PDF. Sau đó, nhập vào upload flies để tải file lên và chờ chuyển đổi.

Cách 2: Chuyển đổi PDF sang Word bằng công cụ Convert

Bước 3: Tải tài liệu sau khi chuyển đổi về máy tính.

Chuyển đổi trực tiếp file PDF sang Word bằng công cụ Convert

Ưu điểm của công cụ này là chuyển đổi nhanh, không yêu cầu nhập email để tải về. Với cách này hình ảnh có trong word sẽ hơi bị lệch, các bạn chỉ cần kéo chỉnh lại là được. Các bước chuyển file PDF sang văn bản với công cụ này như sau:

Bước 1: Truy cập vào trang web: http://www.convertpdftoword.net/

Bước 2: Chọn định dạng để chuyển đổi file PDF.

Bước 3: Nhấp vào Choose file để tải file lên và chờ chuyển đổi.

Bước 4: Tải tài liệu sau khi chuyển đổi về máy tính.

Nhìn chung, lỗi không mở được file PDF là lỗi phổ biến. Hy vọng qua bài viết tại sao không mở được file PDF và cách khắc phục đọc file PDF, các bạn đã đưa ra cách khắc phục hiệu quả cho các lỗi với file PDF cũng như trích dẫn dữ liệu từ file PDF sang Word.

Acup.vn – Địa chỉ laptop uy tín hơn 10 năm kinh doanh

Trải qua nhiều năm với nhiều bản nâng cấp khác nhau, Excel dường như đã trở thành một trợ thủ không thể thiếu đối với các văn phòng, tổ chức, doanh nghiệp. Trong quá trình sử dụng phần mềm Excel, người dùng không tránh khỏi những lỗi thông dụng. Bài viết này sẽ hướng dẫn các bạn cách khắc phục lỗi không mở được file Excel trên các phiên bản Excel 2003, 2007 và 2010.

Một số nguyên nhân dẫn đến của tình trạng không mở được file Excel:

Trong quá trình tải file .xls từ Internet về máy tính, tập tin đã bị lỗi

Chưa tắt chế độ tính toán tự động của Excel

Máy tính bị nhiễm virus

Lỗi trong quá trình sao chép, sao lưu

Cách 1: Khôi phục file bằng phương pháp thủ công: Dùng tính năng Open and Repair

Bước 1: Các bạn chọn File, sau đó chọn Open

Dùng Open and Repair (Nguồn: chúng tôi Bước 3:

Hộp thoại mới sẽ xuất hiện, các bạn thực hiện tiếp các thao tác sau:

Chọn Repair để sửa chữa (Nguồn: Taimienphi.vn)

Chọn Extract Data để khôi phục dữ liệu (Nguồn: chúng tôi

Cách 2: Tắt chế độ tính toán tự động

Đối với Excel 2003

Bước 1: Mở một bảng tính trống mới

Bước 2: Vào bảng chọn Tools, sau đó chọn Options

Tắt chế độ tính toán tự động (Nguồn: Taimienphi.vn)

Đối với Excel 2007

Bước 1: Mở một bảng tính mới với nội dung rỗng.

Bước 2: Chọn Office ở góc trên cùng bên trái màn hình, nhấn chọn tiếp Excel Options.

Tắt chế độ tính toán trên Excel 2007 (Nguồn: chúng tôi Đối với Excel 2010

Bước 1: Mở 1 bảng tính mới với nội dung rỗng.

Bước 2: Vào File sau đó chọn Options

Sau đó, các bạn mở lại tập tin bị lỗi trong Excel.

Cách 3: Mở tập tin Excel bằng một định dạng khác:

Trong trường hợp bất khả kháng, các bạn muốn lấy lại dữ liệu trong file Excel một cách nhanh nhất thì đây là một lựa chọn. Tuy nhiên với phương pháp này, bạn sẽ không thể giữ lại các định dạng trước đó của file.

Nhấn chuột phải vào file Excel đang bị lỗi và chọn Open With…

Mở file trên Wordpad hoặc Word (Nguồn: Internet)

Cách 4: Sử dụng phần mềm Easy office recovery

Đây là một phần mềm hỗ trợ người dùng sửa chữa lại file Excel bị lỗi một cách hữu hiệu. Không chỉ giúp sửa các file Excel đang bị lỗi mà nó còn có thể sửa chữa lại định dạng Excel, các công thức Excel đang bị lỗi.

Phần mềm Easy Office Recovery còn làm việc hiệu quả trên cả Microsoft Word và Microsoft PowerPoint.

Bước 1: Sau khi tải phần mềm về và cài đặt vào máy, bạn khởi động phần mềm lên. Trên cửa sổ làm việc chính của phần mềm, bạn chọn File, nhấn tiếp Open data file…. Một cửa sổ mới sẽ hiện ra, tiếp đến bạn chọn Open File và chọn đường dẫn đến file Excel cần sửa lỗi.

Nhấn tiếp open file (Nguồn: ThuThuatPhanMem.vn)

Bước 2: Nội dung file Excel được chọn sẽ hiển thị trong giao diện phần mềm và cửa sổ Preview ở bên phải của giao diện.

Nội dung file nằm phía bên phải (Nguồn: Internet)

Bước 3: Bây giờ để phục hồi lại file thì bạn hãy nhấn vào File và chọn Recovery data…

Bước 4: Các bạn chọn địa chỉ lưu file sau khi phục hồi. Bạn nên chọn những địa chỉ khác với các ổ chứa hệ điều hành ví dụ như ổ D, E.. Sau đó nhấn Next để tiếp tục.

Chọn địa chỉ lưu file (Nguồn: ThuThuatPhanMem.vn)

File sẽ bắt đầu được phục hồi, quá trình diễn ra mất khoảng 5-10 giây tùy vào dung lượng file. Xuất hiện cửa sổ thông báo như hình bên dưới tức là bạn đã phục hồi thành công. Chọn Close để đóng giao diện chương trình.

File đã được phục hồi thành công (Nguồn: Internet)

Bước 5: Bạn vào địa chỉ vừa lưu file và mở lại file mới phục hồi.

Cách sử dụng hàm Subtotal trong Excel : Ngày nay Excel được sử dụng rất phổ biến trong công việc cũng như trong học tập. Bài viết này chúng ta sẽ phân tích một hàm rất thông dụng là hàm Subtotal.