Bạn đang xem bài viết Hướng Dẫn Công Tác Quản Lý Hồ Sơ, Tài Liệu được cập nhật mới nhất trên website Channuoithuy.edu.vn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất.
Hướng dẫn công tác quản lý hồ sơ, tài liệu
Arial Open Sans Times New Roman Calibri Tahoma
HƯỚNG DẪN CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU
1. Vai trò của quản lý hồ sơ
– Quản lý hồ sơ được nghiêm túc, khoa học sẽ giúp cho việc tra cứu thông tin trong cơ quan, tổ chức được nhanh chóng, đủ căn cứ chính xác để giải quyết công việc kịp thời, hiệu quả.
– Quản lý chặt chẽ hồ sơ, tài liệu sẽ góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước, cơ quan, đơn vị.
– Quản lý hồ sơ khoa học, hiệu quả sẽ là mắt xích gắn liền công tác văn thư với công tác lưu trữ và có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác lưu trữ.
– Đối với từng cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình giải quyết công việc cần lập đầy đủ các hồ sơ để có căn cứ khoa học khi đề xuất ý kiến và giải quyết công việc, nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác.
– Đối với cơ quan làm tốt việc lập hồ sơ sẽ quản lý được công việc của cơ quan, quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ gìn bí mật. Quản lý tốt hồ sơ sẽ xây dựng được nền nếp khoa học trong công tác văn thư, lưu trữ; tránh được tình trạng nộp lưu tài liệu bó, gói vào lưu trữ, tạo thuận lợi cho cán bộ lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ lưu trữ nhằm phục vụ tốt cho công tác khai thác, nghiên cứu.
2. Chế độ quản lý hồ sơ, tài liệu
Công tác quản lý hồ sơ, tài liệu bao huy giá trị các hồ sơ, tài liệu từ thời điểm hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan cho đến khi bị tiêu hủy hoặc được lựa chọn để bảo quản vĩnh viễn trong các lưu trữ lịch sử. Xét về bản chất, quản lý hồ sơ, tài liệu là quản lý thông tin văn bản, bao gồm thông tin tài liệu hiện hành và thông tin tài liệu quá khứ.
2.1. Chuyên viên có trách nhiệm giữ gìn bí mật, bảo quản tốt hồ sơ, văn giải quyết công việc; tuyệt đối không được mang hồ sơ, văn bản, tài liệu của cơ quan về nhà riêng của mình, đem sang cơ quan khác khi chuyển công tác hoặc tùy tiện cung cấp hồ sơ, văn bản, tài liệu cho các nhân, đơn vị khác. Trường hợp phải được sự đồng ý của Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh.
Hết giờ làm việc hồ sơ, văn bản, tài liệu phải được cất vào tủ có khóa. Những đợt nghỉ lễ, tết dài ngày phải niêm phong tủ đựng văn bản, tài liệu và phòng làm việc. Hồ sơ mật phải lưu riêng và có chế độ bảo quản theo quy định.
2.2. Chuyên viên phải lập hồ sơ, sắp xếp văn bản, tài liệu một cách khoa học để dễ quản lý, dễ nộp lưu và dễ tìm khi cầm. Phải có những cặp khác nhau để đựng những loại hồ sơ, văn bản, tài liệu khác nhau.
2.3. Hồ sơ, tài liệu được quản lý tại Kho Lưu trữ Văn phòng UBND tỉnh do Phòng Tổ chức hành chính (Bộ phận Lưu trữ) quản lý, bảo quản. Kho lưu trữ phải được xây dựng theo đúng tiêu chuẩn quy định, bảo đảm an toàn tuyệt đối và được trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện cần thiết để bảo quản an toàn hồ sơ, văn bản, tài liệu lưu trữ.
2.4. Phòng Tổ chức Hành chính (Bộ phận Lưu trữ) có trách nhiệm thực hiện các quy định về quản lý hồ sơ, văn bản, tài liệu lưu trữ.
– Quản lý trực tiếp kho lưu trữ và thực hiện chế độ bảo quản thường xuyên đối với hồ sơ, văn bản, tài liệu lưu trữ trong kho.
– Tu bổ, phục chế hồ sơ, văn bản tài liệu lưu trữ có nguy cơ hư hỏng.
– Thực hiện chế độ bảo hiểm đối với hồ sơ, tài liệu lưu trữ quý hiếm.
– Thực hiện các biện pháp phòng, chống cháy nổ, thiên tai, côn trùng, nấm mốc và các tác nhân khác gây hư hỏng hồ sơ, văn bản, tài liệu.
- Đề xuất với Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh bố trí đầy đủ các điều kiện cần thiết về cơ sở vật chất, kinh phí để bảo quản an toàn hồ sơ, văn bản, tài liệu lưu trữ.
2.5. Nghiêm cấm các phòng/ban tự ý tiêu hủy hồ sơ, văn bản, tài liệu. Tất cả các hồ sơ, tài liệu (kể cả sổ, sách cá nhân…) của Thường trực UBND tỉnh, lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh và các phòng/ban cần tiêu hủy đều phải tập trung về Phòng Tổ chức Hành chính (Bộ phận Lưu trữ) để kiểm tra lại và tiêu hủy theo đúng quy trình, không chuyển cho những người không có trách nhiệm đến nhận và tiêu hủy.
Cán bộ, chuyên viên mỗi phòng/ban phải chịu trách nhiệm trước cơ quan và pháp luật nếu để mất, hư hỏng hoặc tiết lộ thông tin vê hồ sơ, tài liệu của cơ quan.
3. Các công việc quản lý hồ sơ, tài liệu
– Phân loại hồ sơ: Hồ sơ có nhiều loại khác nhau, hồ sơ việc được giữ lại, xác định giá trị và chuyển vào lưu trữ trong cơ quan, nếu có giá trị lịch sử sẽ nộp về lưu trữ lịch sử.
Ví dụ: Hồ sơ nguyên tắc chỉ giữ lại để làm cơ sở giải quyết các công việc hàng ngày của cán bộ, công chức, viên chức; Hồ sơ nhân sự sẽ được lưu giữ tại bộ phận quản lý nhân sự phục vụ cho việc quản lý con người trong cơ quan, tổ chức, khi có sự luân chuyển công tác hoặc nghỉ hưu thì hồ sơ sẽ được chuyển qua cơ quan, đơn vị mới để tiếp tục theo dõi hoặc chuyển về lưu trữ theo quy định của Nhà nước…
Chính vì những đặc trưng cơ bản của các loại hồ sơ khác nhau nên đòi hỏi cách quản lý cũng khác nhau, vì vậy cần có sự phân loại rõ ràng để có biện pháp quản lý tốt nhất, phục vụ cho hoạt động của cơ quan, tổ chức.
– Đánh giá giá trị tài liệu, hồ sơ:
Việc đánh giá các mức độ giá trị của tài liệu, hồ sơ phải dựa trên cơ sở các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn do khoa học lưu trữ đề ra. Mục đích của việc xác định giá trị tài liệu, hồ sơ là:
+ Xác định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu, hồ sơ khác nhau;
+ Xác định tài liệu, hồ sơ lưu trữ có giá trị lịch sử để đưa vào lưu trữ lịch sử bảo quản vĩnh viễn;
+ Xác định tài liệu hết giá trị bảo quản để tiêu hủy.
– Chỉnh lý, sắp xếp chuẩn mực tài liệu trong hồ sơ: Đây là sự kết hợp một cách chặt chẽ và hợp lý các khâu nghiệp vụ của công tác lập hồ sơ để tổ chức một cách khoa học các tài liệu trong hồ sơ nhằm bảo đảm an toàn và sử dụng chúng có hiệu quả nhất.
– Thống kê hồ sơ:
Thống kê hồ sơ là áp dụng các công cụ, phương tiện chuyên môn, nghiệp vụ để nắm được chính xác thành phần, nội dung, số lượng, chất lượng tài liệu trong hồ sơ và cơ sở vật chất, kỹ thuật của hệ thống bảo quản tài liệu, hồ sơ trong cơ quan, tổ chức.
– Bảo quản hồ sơ, tài liệu:
Bộ phận Lưu trữ có trách nhiệm thường xuyên vệ sinh kho tàng, các phương tiện bảo quản tài liệu: bìa, cặp, hộp,… Tài liệu trước khi nhập kho phải được khử trùng, làm vệ sinh và phải được sắp xếp trong hộp hoặc cặp, trường hợp chưa xếp trong hộp, cặp thì phải bao gói. Mỗi hộp, cặp, bao gói đều phải dán nhãn, ghi đầy đủ thông tin cần thiết để tiện thống kê, kiểm tra và tra tìm. Hàng năm, Bộ phận Lưu trữ phải thường xuyên có biện pháp phòng chống nấm mốc và các loài côn trùng gây hư hại như gián, chuột, mối… Bảo quản tài liệu, hồ sơ là áp dụng các biện pháp trong đó chủ yếu là các biện pháp khoa học kỹ thuật để bảo vệ an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu, hồ sơ nhằm phục vụ tốt nhất cho việc khai thác, sử dụng chúng trước mắt và lâu dài. Các biện pháp bảo quản tài liệu, hồ sơ trong phạm vi cơ quan:
+ Xây dựng quy chế văn thư, lưu trữ
+ Nội quy sử dụng tài liệu, hồ sơ
+ Chế độ làm vệ sinh thường xuyên và đột xuất
+ Xây dựng nội quy phòng hỏa
+ Chế độ nhiệt độ, độ ẩm phù hợp với từng loại tài liệu, hồ sơ cụ thể.
– Khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu
Đây là quá trình phục vụ khai thác thông tin tài liệu, hồ sơ trong cơ quan, tổ chức để đáp ứng các yêu cầu nghiên cứu lịch sử và yêu cầu giải quyết các công việc của các cơ quan, tổ chức và cá nhân.
Kỹ Năng Quản Lý Hồ Sơ Cho Công Tác Lưu Trữ Doanh Nghiệp
Sử dụng cho hồ sơ tên:
Hồ sơ theo địa danh:
2. Lưu theo số, mã số
– Hệ thống lưu trữ số liên tục (tăng dần): đơn giản, không hết số. – Hệ thống lưu trữ sử dụng số tự nhiên (như là một dạng mã số), ví dụ: 7-25-30. – Hệ thống lưu trữ bằng mã số: sử dụng kết hợp chữ và số, trong đó thông thường các chữ là các mã hiệu, các số chỉ thứ tự trong mã đó.
– Phương tiện giấy: tủ kệ tiêu chuẩn văn phòng, tủ kệ mở (không cửa), tủ kệ di động, tủ kệ an toàn, tủ kệ xoay, tủ kệ đặc biệt có phím ấn, tủ kệ liên hợp, thiết bị để hồ sơ quay, thiết bị bánh xe, – Phương tiện điện từ: đĩa mềm, đĩa cứng, đĩa CD-ROM, chụp vi phim,… – Vật dụng bổ trợ: nhãn bìa kẹp, nhãn thẻ chỉ dẫn, nhãn ngăn kéo hồ sơ, bìa kẹp ‘out’
Dù sử dụng phương tiện lưu trữ gì, áp dụng vật dụng hỗ trợ tìm kiếm nào, thì việc áp dụng khoa học kỹ thuật vào công tác này là rất quan trọng trong thời đại ngày nay, mà phổ biến nhất hiện nay là máy vi tính cá nhân.
– Phương pháp số để phân loại các hồ sơ thì thuận tiện, đặc biệt khi các tài liệu đã được đánh số. – Phương pháp này có thể thực hiện theo nhiều cách. Có thể có một hệ thống ký số cuối. Khi hệ thống này được thực hiện bằng cách đọc số từ phải sang trái,nó giúp loại trừ những sai sót vì người ta không có thói quen đọc theo cách này và do đó sẽ cẩn thận hơn khi đọc. – Phương pháp số cũng có được dùng để phân tán hoạt động lưu trữ và cho phép dễ dàng lấy ra những tài liệu không còn dùng đến nữa.
Những thuận lợi: – Nó có thề dễ dàng mở rộng; – Nó mang lại một sự bảo mật nào đó; – Nó cho phép nhận diện hiệu quả các đề mục; – Số hồ sơ cũng có thể cung cấp một số tham chiếu.
Các bất lợi là: – Chi phí để chuẩn bị một chỉ mục và thời gian để thực hiện điều đó; – Nếu các chữ số trong các số tham chiếu bị đổi chỗ, đề mục sẽ bị đưa vào sai hồ sơ mà không may thay, điều này rất dễ xảy ra.
– Các tài liệu được lưu trữ theo một trình tự thời gian nào đó, đặc biệt là theo ngày tháng hoặc có thể theo thời gian phát sinh. – Các hồ sơ có thể được chia theo ngày, tuần, tháng, quý hoặc năm tùy theo số lượng tài liệu được lưu trữ. – Hệ thống này thường được sử dụng phối hợp với nột trong những phương pháp phân loại khác. Do đó, là điều phổ biến khi hồ sơ được lưu trữ theo thứ tự chữ cái và sử dụng trình tự thời gian bên trong hồ sơ.
Thuận lợi:hệ thống này rất tiện lợi và tiết kiệm được không gian nhiều nhất vì các hồ sơ có thể được lưu trữ ngẫu nhiên vì việc truy cập tìm kiếm có thể tự động nếu địa chỉ là chính xác,ví dụ: như là biết tên file.
Nhược điểm: phương pháp này gặp nhiều khó khăn trong việc bảo quản dữ liệu và không giữ được trong thời gian quá lâu.
– Phân loại theo thứ tự chữ cái được dựa trên tên hồ sơ. Việc phân chia thành nhóm nhỏ hệ thống có thể đạt được trên một cơ sở khoa học, nghĩa là bằng cách hỏi xem những tên nào thường hay bắt đầu nhất trong một quốc gia. Những sự phân chia hệ thống có thể được xác nhận về mặt thống kê. Một khi đã quyết định những sự phân nhóm chủ yếu thì chúng có thể được chia nhỏ thành nhóm nhỏ hơn. Nên có thể cho phép mở rộng những nhóm chủ yếu và những nhóm nhỏ này để giảm thiểu bất kỳ việc chia nhỏ nào hơn nữa sau này.
– Phân loại theo thứ tự chữ cái được dựa trên tên hồ sơ. Việc phân chia thành nhóm nhỏ hệ thống có thể đạt được trên một cơ sở khoa học, nghĩa là bằng cách hỏi xem những tên nào thường hay bắt đầu nhất trong một quốc gia.
– Những sự phân chia hệ thống có thể được xác nhận về mặt thống kê. Một khi đã quyết định những sự phân nhóm chủ yếu thì chúng có thể được chia nhỏ thành nhóm nhỏ hơn. Nên có thể cho phép mở rộng những nhóm chủ yếu và những nhóm nhỏ này để giảm thiểu bất kỳ việc chia nhỏ nào hơn nữa sau này.
Thuận lợi: là tham chiếu trực tiếp được trao đổi cho hồ sơ do đó không cần chỉ mục, dường như đây là một cách làm dễ dàng để lưu trữ hồ sơ, dễ hiểu, và có thể nhanh chóng kiểm soát xem có bất kỳ tài liệu nào bị lưu trữ sai hay không.
Các bất lợi của phương pháp này bao gồm: nếu có những tên thông dụng, có thể trùng nhau.
Khó khăn: – Có thể có vấn đề phải thiết lập đủ những phân loại thích hợp, thường đòi hỏi rất nhiều tham chiếu qua lại và đôi khi cần có một chỉ mục phức tạp.
– Khi dùng phương pháp địa lý, các hồ sơ được sắp xếp theo các địa điểm như quận, thành phố… cho phân loại chủ yếu. Sau đó có thể sử dụng các phân loại nhỏ hơn theo mẫu tự.
Thuận lợi: nó cho phép một số người sử dụng những hồ sơ cùng một lúc mà không gây cản trở cho nhau; nó dễ hiểu; và truy cập thuận tiện nếu biết địa điểm.
Ưu điểm
– Tránh được sự trì hoãn không cần thiết – Dễ dàng thực hiện – Tách biệt hồ sơ với các bộ phận khác
Nhược điểm:
– Có sự trùng lắp không cần thiết của thiết bị và hồ sơ trong các bộ phận. – Nhân viên thực hiện không có hiệu quả vì họ phải thực hiện nhiều công việc khác nhau trong văn phòng. – Không thống nhất trong các bộ phận dẫn đến khó quản lý chung – Những tài liệu quan trọng khó bảo mật. – Những văn bản được lưu trữ ở các bộ phận chỉ giữ ở mức độ tối thiểu và tạm thời.
Quản lý tập trung có thể giúp giảm sự trùng lắp hồ sơ và thiết bị, tiết kiệm thời gian sắp xếp hoặc phân phối theo yêu cầu do có nhân viên chuyên trách thực hiện.
Một vấn đề chủ yếu của lưu trữ tài liệu là chúng chiếm khoảng trống không gian quá lớn. Đã có hai biện pháp khắc phục cho điều này: (1) Sử dụng rộng rãi vi phim để giảm thiểu kích thước và giữ lại các hồ sơ; (2) Sử dụng rộng rãi việc lưu trữ bằng máy tính, đặc biệt là lưu trữ bằng đĩa cứng nằm trong máy. Chức năng thứ 2 đang ngày càng được sử dụng rộng rãi khi mà máy tính ngày càng trở nên rẻ hơn và nhỏ hơn.
– Việc dùng kỹ thuật vi phim để quản lý hồ sơ đã trở nên phổ biến trong những năm gần đây do những cải tiến trong các thiết bị dùng để sao chép hoặc cung cấp bản sao đã làm cho quá trình này trở nên dễ dàng, nhanh chóng, rẻ hơn và đặc biệt là do chi phí ngày càng tăng của khoảng trống cần thiết cho việc lưu trữ những tài liệu gốc và chi phí nhân sự để duy trì, truy cập chúng đã làm cho những nhà quản lý phải suy nghĩ khó nhọc về cách thực hiện chức năng này. Những nhà quản trị thường có thể chứng minh cho số tiền đầu tư lớn vào thiết bị cân bằng với chi phí của việc mở rộng tổ chức về mặt vật chất để có chỗ lưu trữ.
– Những thuận lợi của việc chụp vi phim: thông tin trên tài liệu được thu nhỏ lại chỉ chiếm chưa đến 1% khoảng trống của tài liệu gốc, có thể tạo ra những hồ sơ có kích thước thống nhất, chi phi rẻ và nhanh chóng để sử dụng tại những địa điểm khác. Tuy nhiên bất lợi chủ yếu là vấn đề cập nhật hóa. Điều này chỉ có thể giải quyết trừ khi sử dụng một hệ thống trải chiều rộng của những tấm phim bằng các phim cập nhật.
– Có nhiều hình thức lưu trữ hồ sơ trên vi phim, trong đó microfiche được sử dụng rộng rãi nhất. Tất cả đều có cùng ý niệm, chỉ có dạng thức là khác nhau.
– Rool and reel: trong phương pháp này, các tài liệu được sao chép phim tuần tự dọc theo cuốn phim. Khi sử dụng phương pháp này cách tốt nhất là nên để các hồ sơ tài liệu theo một thứ tự nào đó không thay đổi, ví dụ như thứ tự ngày tháng. Điều này làm cho cuộn phim chứa những tài liệu hồ sơ một cách hữu hiệu. Để đọc được phim, tức đọc hồ sơ theo dạng này, người ta phải sử dụng một máy đọc phim, nếu muốn bản sao hồ sơ trên giấy, phải sử dụng một máy đọc và in.
– Cassette, cartrige và magazine: đây chỉ là những công cụ chỉ đơn thuần là mở rộng của cách sử dụng một cuộn phim. Sử dụng cách này giúp bảo vệ phim ở một mức độ nào đó tránh khỏi bụi, bẩn và hao mòn tuy nhiên nhược điểm lớn nhất của phương pháp này là sự cồng kềnh không đáng
– Microfiche: đây là cách được sử dụng rộng rãi nhất. Microfiche là một tấm phim chứa nhiều dòng hình ảnh micro. Một micro có thể có những khả năng chứa đựng khác nhau, độ thu nhỏ sử dụng tùy thuộc vào chất lượng của tài liệu được chụp. Phương pháp này các trang tài liệu được ” nén” lại ở một quá trình thu nhỏ tối đa vì thế hồ sơ có thể được lưu trữ trong một khoảng trống nhỏ. Để xem một microfiche cần có một máy đọc đặc biệt.
– Microfiche thừơng được lưu trữ trong một bao cứng trong suối đặt trong một cái ví hai mặt, kích thước tuỳ thuộc vào số hồ sơ được lưu trữ. Cái ví này sẽ cho biết những microfiche nào được lưu trữ trong đó và mỗi tấm phim sẽ cho biết rõ nhữnghình ảnh của tài liệu nào được chụp trên phim qua phía trên cùng của phim, thường được đánh dấu trong quá trình chụp.
– Khung và jacket: để cung cấp một phương tiện linh động hơn cho việc lưu trữ tuần tự các hồ sơ bằng vi phim, khung và jacket có thể chứa trong những dải vi phim đã được rửa. Tính linh động ở chỗ khi thông tin trên một dải phim thay đổi thì nó có thể được rút ra cả thay thế bằng một dải phim khác chứ thông tin mới. Tuy nhiên, mật độ lưu trữ hồ sơ bị giới hạn trong phương pháp này.
– Thẻ đục lỗ: để chứa vi phim đã được phát triển để giúp truy cập thông tin. Có thể truy cập thông tin nhanh chóng bằng cách sắp xếp thứ tự bằng máy các thẻ chứa thông tin này. Phương pháp này thường được dùng để lưu trữ những bản vẽ, có yêu cầu truy cập thường xuyên
Phương Pháp Sắp Xếp Hồ Sơ Tài Liệu Phục Vụ Cho Tra Tìm Và Bảo Quản
Phương pháp sắp xếp hồ sơ tài liệu phục vụ cho tra tìm và bảo quản
Arial Open Sans Times New Roman Calibri Tahoma
PHƯƠNG PHÁP SẮP XẾP HỒ SƠ TÀI LIỆU PHỤC VỤ CHO TRA TÌM VÀ BẢO QUẢN
Hồ sơ, tài liệu lưu trữ nộp vào bộ phận hoặc phòng lưu trữ của cơ quan thường là các hồ sơ, tài liệu về những công việc đã giải quyết xong cần được bảo quản cẩn người làm công tác lưu trữ cần sắp xếp hồ sơ, tài liệu một cách khoa học phục vụ cho công việc tra tìm và bảo quản được thuận tiện. Do đó, sắp xếp hồ sơ tài liệu là việc làm cần thiết và rất quan trọng. Để sắp xếp hồ sơ khoa học, bạn nên tiến hành theo trình tự sau:
1.Thu thập tài liệu vào lưu trữ hiện hành:
- Nhận toàn bộ văn bản gốc do văn thư của cơ quan phát hành đi chuyển lên.
- Thu thập các văn bản chỉ đạo của Trung ương gửi về.
- Nhận văn bản , hồ sơ công việc của các chuyên viên, cán bộ trong cơ quan giao nộp.
+ Cán bộ, chuyên viên có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ và các tư liệu có liên quan đến sự việc vào hồ sơ;
+ Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác nhau của công việc để lựa chọn cách sắp xếp cho thích hợp.
+ Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc. Cán bộ, chuyên viên có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu và loại ra văn bản trùng thừa, bản nháp, các tư liệu, sách báo không cần để trong hồ sơ;
+ Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập:
a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức), đơn vị hình thành hồ sơ;
b) Văn bản, tài liệu được thu diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc;
c) Văn bản trong hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.
2. Phân loại tài liệu:
Phân loại tài liệu lưu trữ là căn cứ vào những đặc trưng phổ biến của tài liệu để phân chia chúng ra các khối, các nhóm, hoặc các đơn vị chi tiết lớn, nhỏ khác nhau nhằm mục đích quản lý và sử dụng có hiệu quả những tài liệu đó.
2.1.Mục đích Việc phân loại tài liệu nhằm hướng tới hai mục đích cơ bản: - Một là, phân loại để tổ chức khoa học tài liệu của các Phông lưu trữ, tài liệu trong từng phông lưu trữ cơ quan sẽ được tổ chức thành các khối, nhóm một cách khoa học, tạo điều kiện cho việc tổ chức, sắp xếp tài liệu trong thực tế. - Hai là, phân loại tài liệu nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra tìm và khai thác, sử dụng tài liệu. Nhờ phân loại khoa học tài liệu, các cán bộ lưu trữ có thể xây dựng hệ thống các công cụ tra tìm theo phông, theo khối, nhóm tài liệu hoặc theo vấn đề. Mặt khác, cũng nhờ phân loại khoa học tài liệu, người khai thác sẽ thuận lợi trong việc tra tìm thông tin trong tài liệu theo phông, theo khối, nhóm tài liệu hoặc theo vấn đề mà họ quan tâm.
2.2. Yêu cầu: Phân loại tài liệu cần đạt được hai yêu cầu cơ bản là: tính khoa học và tính triệt để. - Tính khoa học thể hiện ở chỗ sau khi phân loại, tài liệu trong phông phải được sắp xếp một cách khoa học, logic để dễ bảo quản, dễ tra tìm và phản ánh được nội dung và thành phần tài liệu của một phông lưu trữ đồng thời làm nổi bật được chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức cũng như những đặc điểm của đơn vị hình thành phông. - Tính triệt để thể hiện trong việc các cơ quan lưu trữ cần xây dựng phương án phân loại sao cho tài liệu trong phông được phân chia mạch lạc theo từng cấp độ lớn, nhỏ của các nhóm, đảm bảo không có tài liệu thừa ra sau khi tài liệu được phân loại theo phương án đã chọn.
2.3. Nguyên tắc: Phân loại tài liệu cần được thực hiện theo những nguyên tắc nhất định. - Phân loại tài liệu cần đảm bảo nguyên tắc thống nhất với công tác thu thập, bổ sung tài liệu và công tác xác định giá trị tài liệu trong phông. Việc phân loại tài liệu phải tạo điều kiện thuận loại cho công tác thu thập, bổ sung tài liệu đồng thời công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào phông cũng cần được thống nhất với công tác. Đồng thời quá trình phân loại tài liệu cần được thực hiện song song với công tác xác định giá trị tài liệu, nhằm tránh trường hợp sau khi đã phân loại, sắp xếp tài liệu đến đơn vị bảo quản cuối cùng, cán bộ lưu trữ lại phát hiện những đơn vị bảo quản hết giá trị cần loại bỏ gây lãng phí về thời gian, công sức.
3. Hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu:
-Trình tự sắp xếp các nhóm hồ sơ, tài liệu :
+ Văn bản chỉ đạo chung của Trung ương và của tỉnh;
+ Văn bản chỉ đạo trực tiếp của Trung ương và của tỉnh;
+ Chương trình, kế hoạch, báo cáo của tỉnh;
+ Hồ sơ việc;
+ Hồ sơ Hội nghị tổng kết;
+ Các công văn trao đổi.
- Khi hệ thống hoá hồ sơ, phải kết hợp kiểm tra và tiến hành chỉnh sửa đối với những trường hợp hồ sơ được lập bị trùng lặp (trùng toàn bộ hồ sơ hoặc một số văn bản trong hồ sơ), bị xé lẻ hay việc xác định giá trị cho hồ sơ, tài liệu chưa chính xác hoặc không thống nhất.
4. Xác định thời hạn bảo quản:
- Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu được tính từ năm công việc kết thúc.
- Thời hạn bảo quản đối với từng hồ sơ được xác định trên cơ sở tài liệu có giá trị cao nhất trong hồ sơ.
- Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND cấp tỉnh không được thấp hơn thời hạn bảo quản được quy định tại Bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và thời hạn bảo quản được quy định tại các Bảng thời hạn bảo quản chuyên ngành do các Bộ, ngành Trung ương ban hành.
- Thời hạn bảo quản tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức được quy định gồm hai mức như sau:
+ Bảo quản vĩnh viễn: Những hồ sơ, tài liệu thuộc mức này được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, sau đó được lựa chọn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử khi đến hạn theo quy định của pháp luật về lưu trữ. Loại này bao gồm các nhóm sau đây:
* Tài liệu của các cơ quan trung ương, Tỉnh ủy, Hội đồng nhân dân tỉnh chỉ đạo trực tiếp các vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ của UBND tỉnh;
* Hồ sơ xây dựng, ban hành các văn bản quy phạm pháp luật;
* Hồ sơ, tài liệu để triển khai thực hiện các văn bản chỉ đạo của Đảng, văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, thi hành nghị quyết của Hội đồng nhân dân tỉnh;
* Báo cáo, chương trình, kế hoạch công tác năm của UBND tỉnh;
* Hồ sơ, tài liệu về thanh tra, kiểm tra các vụ việc nghiêm trọng;
* Hồ sơ, tài liệu giải quyết các vấn đề điển hình thuộc chức năng, quản lý nhà nước của UBND tỉnh về các lĩnh vực;
* Hồ sơ Hội nghị, tổng kết năm;
* Những tài liệu có ý nghĩa lịch sử khác.
+ Bảo quản có thời hạn: Những hồ sơ, tài liệu thuộc mức này được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, đến khi hết thời hạn bảo quản sẽ được thống kê trình Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan xem xét để quyết định tiếp tục giữ lại bảo quản hay loại ra tiêu hủy. Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ.Loại này gồm các nhóm sau đây:
* Hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản tối thiểu là 20 năm, bao gồm: Những hồ sơ công việc cụ thể có ý nghĩa đối với việc tra cứu, sử dụng thông tin trong thời gian dài;
* Tài liệu thuộc nhóm có thời hạn bảo quản tối thiểu là 5, 10 năm, bao gồm: Những tài liệu giải quyết công việc cụ thể, tính chất công việc không thường xuyên, lâu dài, dùng để tra cứu, đối chiếu, so sánh, lấy thông tin.
* Tài liệu thuộc nhóm có thời hạn bảo quản dưới 5 năm, bao gồm: Thông báo con dấu, chữ ký của các cơ quan, tổ chức gửi UBND tỉnh; báo cáo ngày; lịch công tác tuần, ngày của UBND tỉnh; giấy mời họp, hội thảo; thông báo tuyển sinh, đào tạo; sổ chuyển giao văn bản trong nội bộ cơ quan; tư liệu, tài liệu nghiên cứu, tham khảo lấy thông tin trong quá trình giải quyết công việc…
5. Biên mục hồ sơ:
Việc biên mục hồ sơ gồm những nội dung sau:
a) Đánh số tờ:
Dùng bút chì đen, mềm hoặc máy dập số để đánh số thứ tự của tờ tài liệu, từ tờ đầu tiên tới tờ cuối cùng có trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản. Số tờ được đánh bằng chữ số ả rập vào góc phải phía trên của tờ tài liệu. Trường hợp đánh nhầm số thì gạch đi và đánh lại ở bên cạnh; đối với những tờ đã bị bỏ sót khi đánh số thì đánh số trùng với số của tờ trước đó và thêm chữ cái La tinh theo thứ tự abc ở sau, ví dụ: có 2 tờ bị bỏ sót không đánh số sau tờ số 15 thì các tờ đó được đánh số trùng là 15a và 15b.
Số lượng tờ tài liệu có trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản nào phải được bổ sung vào thẻ tạm hoặc phiếu tin của hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản đó.
Ghi các nội dung thông tin về từng văn bản được in sẵn trong bìa hồ sơ theo Tiêu chuẩn ngành TCN 01: 2002 “Bìa hồ sơ” được ban hành kèm theo Quyết định số 62/QĐ-LTNN ngày 07/5/2002 của Cục Lưu trữ Nhà nước.
c) Viết chứng từ kết thúc:
Ghi số lượng tờ tài liệu, số lượng hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản vào tờ chứng từ kết thúc được in riêng hoặc phần chứng từ kết thúc được in sẵn trong bìa hồ sơ theo Tiêu chuẩn ngành TCN 01: 2002 “Bìa hồ sơ” được ban hành kèm theo Quyết định số 62/QĐ-LTNN ngày 07/5/2002 của Cục Lưu trữ Nhà nước.
bản và chứng từ kết thúc chỉ áp dụng đối với những hồ sơ bảo quản vĩnh viễn và những hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài (từ 20 năm trở lên).
d) Viết bìa hồ sơ:
Căn cứ phiếu tin hoặc thẻ tạm, ghi các thông tin: tên phông, tên đơn vị tổ chức (nếu có); tiêu đề hồ sơ; thời gian sơ tạm thời được viết bằng bút chì) và thời hạn bảo quản lên bìa hồ sơ được in sẵn theo Tiêu chuẩn ngành TCN 01: 2002 “Bìa hồ sơ” được ban hành kèm theo Quyết định số 62/QĐ-LTNN ngày 07/5/2002 của Cục Lưu trữ Nhà nước.
Khi viết bìa hồ sơ cần lưu ý:
- Tên phông là tên gọi chính thức của đơn vị hình thành phông. Đối với những đơn vị hình thành phông có sự thay đổi về tên gọi nhưng về cơ bản, có chức năng, nhiệm vụ không thay đổi (tức là chưa đủ điều kiện để lập phông mới) thì lấy tên phông là tên gọi cuối cùng của đơn vị hình thành phông;
- Chữ viết trên bìa phải rõ ràng, sạch, đẹp và đúng chính tả; chỉ được viết tắt những từ đã quy định trong bảng chữ viết tắt;
- Mực để viết bìa hồ sơ dùng loại mực đen, bền màu.
6. Thống kê, kiểm tra và làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu hết giá trị:
- Tài liệu hết giá trị loại ra trong quá trình chỉnh lý phải được tập hợp thành các nhóm theo phương án phân
- Tài liệu hết giá trị loại ra trong quá trình chỉnh lý phải được hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức kiểm tra, cấp có thẩm quyền thẩm định.
- Qua kiểm tra và thẩm tra, những tài liệu được yêu cầu giữ lại bảo quản phải được lập thành hồ sơ và sắp xếp vào vị trí phù hợp hoặc bổ sung vào các hồ sơ tương ứng của phông; đối với tài liệu hết giá trị về mọi phương diện, phải lập hồ sơ đề nghị tiêu huỷ trình cấp có thẩm quyền ra quyết định tiêu huỷ và tổ chức tiêu huỷ theo đúng quy định của pháp luật.
7. Đánh số hồ sơ chính thức; vào bìa, hộp (cặp); viết và dán nhãn hộp (cặp):
- Đánh số chính thức bằng chữ số Ả rập cho toàn bộ hồ sơ của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý lên thẻ tạm hoặc phiếu tin và lên bìa hồ sơ. Số hồ sơ được đánh liên tục trong toàn phông:
+ Đối với những phông hoặc khối tài liệu được chỉnh lý lần đầu: từ số 01 cho đến hết;
+ Đối với những đợt chỉnh lý sau: từ tài liệu đó trong đợt chỉnh lý trước.
- Vào bìa hồ sơ và đưa hồ sơ vào hộp (cặp).
- Viết và dán nhãn hộp (cặp): khi viết nhãn hộp (cặp), phải dùng loại mực đen, bền màu; chữ viết trên nhãn phải rõ ràng, dễ đọc. Nhãn được in sẵn theo mẫu đính kèm , có thể in trực tiếp lên gáy gộp hoặc in riêng theo kích thước phù hợp với gáy của hộp (cặp) được dùng để đựng tài liệu.
8. Xây dựng công cụ quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu:
8.1. nội dung sau:
– Viết lời nói đầu, trong đó giới thiệu tóm tắt về lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông; phương án phân loại tài liệu và kết cấu của mục lục hồ sơ.
– Căn cứ các nội dung thông tin trên thẻ tạm, đánh máy và in bảng thống kê hồ sơ của phông; hoặc nhập tin từ phiếu tin vào máy và in bảng thống kê hồ sơ từ CSDL quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu của phông .
thác, sử dụng tài liệu.
8.2. Xây dựng CSDL quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu tự động hoá:
Việc xây dựng (CSDL) quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu lưu trữ tự động hoá được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
9. Sắp xếp hồ sơ, tài liệu lên giá, tủ:
- Sau khi hoàn thành các bước trên, tài liệu sẽ được cho lên giá (đối với tài liệu thường), hoặc cất vào tủ có khóa (đối với tài liệu mật, tối mật, tuyệt mật).
- Tài liệu được phân chia theo thời hạn bảo quản , theo từng loại phông lưu trữ (phông UBND tỉnh, phông Văn phòng UBND tỉnh,…) sẽ được để theo những dãy giá hoặc những khu vực riêng.
- Ở từng khu vực, tài liệu lại được đặt theo thứ tự về thời gian.
- Các hộp tài liệu được sắp xếp lên giá, tủ theo thứ tự hộp, xếp từ tầng cao nhất của giá, tủ trước sau đó xuống dần. Thứ tự hộp liên tục theo chiều ríc rắc. Khi xếp hết tầng cuối của giá thì xếp sang giá bên cạnh theo đúng cách xếp giá, tủ trước đó.
Quản Lý Tài Liệu Chuyên Nghiệp Theo Những Cách Nào?
Trong các cơ quan, tổ chức việc , hồ sơ, sổ sách luôn là việc làm khó khăn và tốn nhiều thời gian nhất. Có nhiều phương pháp quản lý tài liệu, hồ sơ đang được áp dụng, tuy nhiên không phải phương pháp nào cũng thực sự tạo ra được tính chuyên nghiệp cũng như tính hiệu quả trong phục vụ công việc.
1. Quản lý tài liệu giấy theo phương pháp truyền thống
Theo phương pháp truyền thống, việc quản lý tài liệu giấy thường được thực hiện theo cách ghi nhận lại trên giấy tờ, sổ sách theo dõi, … sau đó lưu lại trong thư viện hoặc kho lưu trữ, đánh dấu mã số và ghi chép thông tin vào các kẹp file hồ sơ để có thể tìm kiếm lại khi cần. Tuy nhiên theo thời gian khối lượng các tài liệu, hồ sơ, công văn, giấy tờ phản ánh quá trình hoạt động tăng lên rất nhiều. Ban đầu chúng ta lưu thành các tủ tài liệu, sau thành các kho tài liệu song song với việc lưu trữ thông tin trên máy tính cũng trở nên quá tải làm chúng ta mất phương hướng trong việc quản lý thông tin, tìm kiếm, tra cứu hồ sơ tài liệu.
Trong thực tế, đã có nhiều tổ chức đơn vị, cơ quan đã áp dụng tin học hóa công tác quản lý hồ sơ tài liệu cho đơn vị mình, tuy nhiên không ít đơn vị đã triển khai không thành công hoặc hiệu quả không cao vì một phần lý do là bản thân hệ thống phần mềm lưu trữ, phần mềm quản lý tài liệu được tính toán thiết kế không đáp ứng được yêu cầu số lượng văn bản tăng lên sau chỉ vài ba năm vận hành. Nhiều người nghĩ rằng chúng ta chỉ cần trang bị hạ tầng máy tính tốt, hệ thống ổ cứng lưu trữ dữ liệu dung lượng lớn và đáp ứng nhu cầu lưu trữ mà quên mất rằng việc lựa chọn một phần mềm quản lý tài liệu điện tử tốt, được thiết kế dựa trên khoa học quản lý hiện đại, được tính toán thiết kế đáp ứng nhu cầu , tài liệu hiện tại của đơn vị và có thể vận hành ổn định cho nhiều năm về sau cũng là một vấn đề rất quan trọng.
2. Lựa chọn một phần mềm quản lý tài liệu chuyên dụng theo hướng hiện đại.
Thay vì phải tốn nhiều thời gian, công sức, chi phí cho việc quản lý tài liệu theo cách truyền thống thì hiện nay, nhiều doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức đã tiến hành áp dụng các phần mềm quản lý tài liệu chuyên dụng – phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ điện tử Cloudoffice vào trong công việc. Phần mềm quản lý tài liệu Cloudoffice được thiết kế đáp ứng cho mô hình quản lý tài liệu theo nhiều cấp, tài liệu có thể được lưu trữ độc lập ở từng cấp đơn vị triển khai. Các tài liệu của đơn vị được sắp xếp lưu trữ một cách khoa học và được tách riêng theo từng năm, do đó việc tìm kiếm tra cứu các tài liệu từ các năm trước đều được nhanh chóng chính xác, dung lượng lưu trữ được tối ưu, tốc độ truy xuất được tối ưu ổn định mặc dù dung lượng lưu trữ tài liệu văn bản tăng lên sau nhiều năm.
CloudOffice – Quản lý tài liệu chuyên nghiệp
Ngoài ra, phần mềm quản lý tài liệu CloudOffice cho phép chúng ta đính kèm các tài liệu văn bản dạng định dạng scan vào hệ thống do đó phần mềm hỗ trợ mạnh mẽ việc tìm kiếm toàn văn các tài liệu được lưu trữ trong phần mềm. Giúp văn thư có thể nhanh chóng tìm kiếm các tài liệu theo tiêu chí yêu cầu nào đó.
Có thể nói, việc quản lý tài liệu bằng phần mềm CloudOffce là lựa chọn đúng đắn và phù hợp cho các đơn vị cơ quan tổ chức hành chính cũng như các doanh nghiệp đang mong muốn tìm kiếm giải pháp tin học hóa hiệu quả công tác quản lý lưu trữ tài liệu hiện nay.
Phần mềm văn phòng điện tử – CloudOffice có thể dễ dàng quản lý qua máy tính, smartphone, quản lý tài liệu trên iphone của bạn, giúp bạn có thể theo dõi và kiểm soát công việc mọi lúc mọi nơi thông qua một ứng dụng quản lý tài liệu trên smartphone.
Mọi thông tin về phần mềm văn phòng điện tử, quản lý tài liệu CloudOffice xin vui lòng liên hệ:
Công ty Phát Triển Công Nghệ Thái Sơn
Trụ sở: Số 11 Đặng Thùy Trâm – Hoàng Quốc Việt – Cầu Giấy – Hà Nội
Tel : 04.37545222, Fax: 04.37545223,
Trung tâm tư vấn hỗ trợ CloudOffice: 1900 1286
Website: http://cloudoffice.com.vn
Cập nhật thông tin chi tiết về Hướng Dẫn Công Tác Quản Lý Hồ Sơ, Tài Liệu trên website Channuoithuy.edu.vn. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!